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Politique

Afin de favoriser un milieu de travail éthique et professionnel, Stantec examinera toutes les plaintes reçues impliquant l'entreprise et ses employés, et y répondra.

Pratique

Stantec s'efforce d'exercer ses activités de manière éthique et professionnelle en conformité avec toutes les lois et tous les règlements applicables et avec ses politiques internes. Le conseil d'administration de Stantec encourage les employés à formuler leurs observations et leurs préoccupations en ce qui concerne les questions financières et autres, notamment les infractions aux lois et règlements applicables ou aux politiques internes. Pour ce faire, Stantec prévoit que les plaintes peuvent être soumises de manière anonyme.

Lancement du processus

Signaler des préoccupations
Les employés qui sont conscients de préoccupations concernant la comptabilité, les contrôles internes, la vérification ou d'autres questions financières ou non financières, y compris les infractions aux lois, règlements ou politiques internes applicables, doivent les signaler à la ligne d’assistance en matière d’intégrité de l'entreprise. Si une telle préoccupation est portée à l'attention d'un employé de Stantec, celui-ci doit le signaler à la ligne d’assistance en matière d’intégrité.

La ligne d’assistance en matière d’intégrité de Stantec est gérée par un tiers indépendant. Elle est structurée de façon à recevoir de l'information verbale, par courriel, par interface Web ou par écrit, et tous les signalements sont traités de manière confidentielle. Les demandes d'anonymat seront satisfaites dans la mesure du possible tout en garantissant une enquête complète et adéquate. Il est important que les déclarations anonymes contiennent suffisamment de détails pour mener une enquête.

Numéros de téléphone et adresse de la ligne d’assistance en matière d’intégrité :

  • Numéros de téléphone de la ligne d'assistance en matière d'intégrité –
    • États-Unis, Canada, Porto Rico – 1-855-389-9170 (anglais, français ou espagnol)
    • Royaume Uni – 0808-234-3434
    • Barbade, Qatar – frais virés au 503-444-4000 (anglais ou arabe)
    • Émirats arabes unis – à partir d'une ligne externe, composez le numéro d'accès direct 8000-021 et, lorsque vous y êtes invité, composez le 855-389-9170 (anglais ou arabe)
    • Arabie saoudite – à partir d'une ligne externe, composez le numéro d'accès direct 1-800-10 et, lorsque vous y êtes invité, composez le 855-389-9170 (anglais ou arabe)
    • Inde – à partir d'une ligne externe, composez le numéro d'accès direct 000-117 et, lorsque vous y êtes invité, composez le 855-389-9170 (anglais ou hindi)
  • Adresse de courriel de la ligne d’assistance en matière d’intégrité : integrityhotline@stantec.com
  • Service d’assistance téléphonique d’éthique et de politique : www.stantec.ethicspoint.com
  • Adresse de la ligne d’assistance en matière d’intégrité :
    • Ligne d’assistance en matière d’intégrité Stantec, 10160 – 112e rue, Edmonton (Alberta) T5K 2L6

Si des problèmes ayant été signalés à la ligne d'assistance en matière d'intégrité n'ont pas été clarifiés ou autrement traités à la satisfaction de l'employé, celui-ci peut déposer une plainte. Pour assurer la compréhension des questions faisant l'objet de la plainte, la plainte doit être déposée par l'entremise de la ligne d'assistance en matière d'intégrité par écrit (même si la plainte peut être formulée verbalement à la ligne d'assistance en matière d'intégrité si la personne qui dépose la plainte le préfère), doit être aussi précise que possible et doit indiquer tous les documents pertinents. Afin qu'une mesure rapide puisse être prise, la plainte doit être déposée dans les meilleurs délais.

Si la plainte a été formulée verbalement à la ligne d'assistance en matière d'intégrité, elle doit être recueillie par écrit. Si la personne qui dépose la plainte ne souhaite pas garder l'anonymat, la plainte peut être soumise au supérieur immédiat de l'employé. Un superviseur qui reçoit une plainte doit transférer celle-ci à la ligne d'assistance en matière d'intégrité. La plainte peut également être soumise directement au président du comité de la vérification et des risques.

Le président du comité de la vérification et des risques est M. Ivor M. Ruste, et on peut communiquer avec lui en composant le 403-766-4970, ou par courriel à ivor.ruste@telus.net.

Début du processus

Si la nature de la plainte est importante pour les affaires de l'entreprise ou implique un dirigeant de Stantec Inc., le problème doit être signalé immédiatement au président du comité de la vérification et des risques qui nommera un enquêteur (qui peut être un représentant du service juridique ou toute autre personne désignée par le président du comité de la vérification et des risques) pour enquêter sur la plainte et publier un rapport sur les faits. L'enquêteur doit être indépendant et ne pas être un superviseur, directement ou indirectement, des personnes impliquées dans la plainte ou du plaignant lui-même. Toutes les autres plaintes feront l'objet d'une enquête menée par le représentant du service juridique ou son remplaçant désigné.

Le service juridique doit préparer pour le comité de la vérification et des risques un rapport trimestriel résumant la nature et la disposition de toutes les plaintes reçues par la ligne d'assistance en matière d'intégrité; ce rapport comprendra un résumé des enquêtes en cours ou des règlements des plaintes.

Confidentialité

La confidentialité — concernant le fait qu'une plainte a été déposée et l'enquête en découlant — sera maintenue dans la mesure du possible. Seules les personnes qui doivent connaître les renseignements concernant la plainte et son enquête auront accès à ces renseignements.

Enquête sur les faits

L'enquêteur ou le représentant du service juridique enquêtera sur toutes les questions signalées à la ligne d'assistance en matière d'intégrité. Ces enquêtes comprendront des entrevues auprès des personnes qui peuvent détenir de l'information concernant les questions en litige. L'enquêteur ou le représentant du service juridique aura accès à tous les renseignements et les documents pertinents. L'enquêteur ou le représentant du service juridique mènera l'enquête et publiera le rapport d'enquête dès que possible après la réception de la plainte.

Le rapport sur les faits
Le rapport sur les faits résumera de façon concise tous les faits et les problèmes recueillis au cours de l'enquête et formulera des recommandations. Les rapports sur les faits concernant des plaintes importantes pour les affaires de l'entreprise ou impliquant un dirigeant de Stantec Inc. seront envoyés au président du comité de la vérification et des risques.

Évaluation du rapport sur les faits
Le comité de la vérification et des risques examinera tous les rapports sur les faits qui lui sont envoyés et pourra examiner les autres faits concernant la plainte. Les décisions du comité de la vérification et des risques concernant l'objet de la plainte seront communiquées aux cadres désignés de l'entreprise et au plaignant, sauf si la plainte a été déposée de manière anonyme.

Issues potentielles
S'il est déterminé que des problèmes de comptabilité, de contrôles comptables internes ou de vérification sont survenus, ou si une impropriété de nature non financière est survenue, des mesures appropriées seront prises, y compris des mesures disciplinaires contre la ou les personnes fautives. Les mesures disciplinaires vont des services de counseling au congédiement, en passant par l'avertissement verbal ou écrit, la réprimande, la réaffectation, la suspension et la rétrogradation. S'il y a lieu, la question pourra être soumise aux autorités judiciaires ou réglementaires.

Représailles
Il est illégal de prendre des mesures de représailles contre un employé qui a fourni, de bonne foi, des renseignements ou a contribué d'une autre façon à une enquête à la suite d'une plainte. Le comité de la vérification et des risques, le conseil d'administration et l'entreprise ne toléreront pas les représailles contre un employé ayant fait, de bonne foi, une plainte sur des questions de comptabilité, de contrôles comptables internes, de vérification ou sur des questions non financières discutables, y compris les violations de lois et règlements applicables ou de politiques internes, ou ayant collaboré à l'enquête sur une plainte.

Conservation des dossiers des plaintes
Au terme du processus, le comité de la vérification et des risques prendra les dispositions nécessaires pour que le service juridique conserve en toute confidentialité une copie de la plainte, du rapport sur les faits et des autres documents réputés pertinents par le comité de la vérification et des risques, pour une période de trois (3) ans à compter de la date de la plainte, strictement à des fins d'archivage.

Définitions

Les termes ou expressions ci-dessous, utilisés dans les lignes directrices sur le processus de règlement des plaintes, ont le sens suivant :

  • "entreprise" signifie Stantec Inc. ou n’importe laquelle de ses filiales en propriété exclusive.
  • "plainte" signifie toute signification de questions de comptabilité, de contrôles comptables internes, de vérification ou de questions non financières discutables, y compris les violations de lois et règlements applicables ou de politiques internes, faisant l'objet d'une enquête officielle aux termes des dispositions de la présente pratique.
  • "employés" signifie les directeurs, les agents, les employés ou les consultants de Stantec.
  • "enquêteur" signifie la ou les personnes ou l'entité externe nommée(s) par le président du comité de la vérification et des risques pour enquêter sur une plainte.
  • "Rapport sur les faits" signifie le rapport écrit publié par l'enquêteur et comprenant un résumé des faits découverts dans le cadre de l'enquête de l'enquêteur et les recommandations de l'enquêteur.
  • "Stantec" signifie Stantec Inc. ou n’importe laquelle de ses filiales en propriété exclusive.

Questions connexes :

  • Service à la clientèle accessible et norme d'accessibilité intégrée (Ontario)/Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO)
  • Ligne d’assistance en matière d’intégrité - Foire aux questions 

Dernière mise à jour : 24 septembre 2014

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