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Information à l’intention des fournisseurs
Stantec a adopté un système d’imagerie et d’acheminement des comptes créditeurs pour que vos factures soient transmises par voie électronique pour approbation et traitement. Cette procédure permet de réduire les délais inhérents au traitement manuel des documents papier et d’accélérer l’exécution des transactions.

Durabilité
Nous vous encourageons à soutenir notre engagement à l’égard de la durabilité en transmettant vos factures sous forme électronique en format PDF ou TIFF et les joindre à un courriel envoyé à SAPfactures@Stantec.com. Les factures électroniques contribuent à réduire les coûts et les délais d’impression, de traitement, d’envoi postal et de classement des factures papier. Vous pourrez ainsi nous faire parvenir vos factures immédiatement, pour qu’elles soient traitées et approuvées sans délai.

En passant aux factures électroniques, nous réaliserons des économies annuelles de papier (l’équivalent de 16 tonnes métriques de bois), d’énergie (environ 126 millions de BTU) et d’eau (près de 94 000 gallons). Nous réduirons aussi de plus de 11 tonnes métriques nos émissions de gaz à effet de serre (équivalent CO2). (Les incidences environnementales ont été calculées à l’aide de l’outil « Environmental Defense Fund Paper Calculator »).

Critères
Pour qu’elles soient prises en charge par notre système, vous devez nous transmettre vos factures en format PDF ou TIFF et les joindre à un courriel. Veuillez respecter les exigences suivantes quand vous nous envoyez des factures électroniques :

  • Les factures doivent être enregistrées sous l’un des formats compatibles : document PDF multipages ou document TIFF multipages.
  • Tout fichier joint à un courriel ne doit contenir qu’une seule facture.
  • Vous pouvez toutefois joindre plusieurs fichiers au même courriel.
  • La taille globale de chaque courriel doit être inférieure à 10 mégaoctets (10 485 760 octets).

Si votre système de facturation peut produire directement des fichiers PDF ou TIFF sans impression préalable, il s’agit de la méthode à privilégier. Elle produit des images de meilleure qualité dans des fichiers plus compacts.

Sinon, lorsque vous numérisez vos factures papier pour créer des fichiers PDF ou TIFF, veuillez appliquer ces réglages recommandés pour trouver un juste milieu entre la qualité d’image et la taille du fichier.

  • Résolution : 300 ppp
  • Profondeur d’échantillonnage : noir et blanc (1 bit)
  • Exclusion des pages vierges

Conseils
Consultez votre service des TI pour déterminer les capacités de votre système, avant d’acheter ou de télécharger tout logiciel.

Le logiciel Microsoft Office Document Image Writer, inclus dans le logiciel Microsoft Office Document Imaging, peut créer des documents multipages TIFF à partir de n’importe quelle application comportant une fonction d’impression. http://office.microsoft.com/en-us/help/hp010771031033.aspx

Microsoft offre un module d’extension pour Office 2007 qui permet d’enregistrer des documents en format PDF. http://www.microsoft.com/fr-FR/download/details.aspx?id=7

Visitez les sites http://www.download.com ou http://sourceforge.net/ pour trouver des logiciels de conversion PDF offerts gratuitement ou à peu de frais.

Renseignements à inclure dans les factures
Votre collaboration est essentielle pour assurer l’efficacité du processus. Lorsque vous nous transmettez des factures, assurez-vous d’y inscrire clairement les renseignements suivants :

  • Numéros de projet et de tâches Stantec pour lesquelles les produits ou les services ont été commandés. Si vous le désirez, ces numéros peuvent être inscrits comme étant votre numéro de bon de commande. Veuillez communiquer avec votre chargé de projet Stantec si vous n’êtes pas certain des numéros de projet ou de tâche à inscrire.

Et/ou

  • Adresse de livraison des produits ou services commandés, ou adresse du bureau de Stantec d’où provient la commande, avec le nom complet du représentant de Stantec qui a passé la commande. Les numéros de projet et de tâche pertinents doivent être inscrits sur votre facture dans tous les cas.

Paiements électroniques
À titre de destinataire de paiements de Stantec, il est possible que votre entreprise puisse tirer parti de notre programme de transfert électronique de fonds et de chambre de compensation automatisée. Les paiements électroniques ne sont pas assujettis aux délais de manutention et d’expédition associés aux chèques papier. De plus, ces paiements sont déposés automatiquement et en toute sécurité dans le compte bancaire de votre entreprise. Ils sont à l’abri des erreurs d’acheminement et des risques de vol ou de fraude.

Si vous désirez recevoir des paiements électroniques, veuillez sélectionner le formulaire approprié :

Après avoir rempli le formulaire, veuillez l’envoyer par courriel à l’adresse accountspayable@stantec.com.

Si vous avez besoin d’aide, veuillez envoyer un courriel à l’adresse accountspayable@stantec.com.

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