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Que veulent réellement les employés à leur retour au bureau?

14 juillet 2021

Des espaces collaboratifs? Plus de lieux de socialisation? Le principal souhait des employés pourrait vous surprendre.

Par Mary Sorensen

Durant la période de transition que nous vivons actuellement en raison de la pandémie, les organisations et entreprises, ainsi que leurs employés, doivent répondre à de grandes questions concernant leurs espaces de bureau. À quoi ressembleront ces bureaux? Qui les occupera? Qu’est-ce qui incitera les employés à y retourner? Que souhaitent les employés? De quoi auront-ils besoin pour être en mesure de donner le meilleur d’eux-mêmes après cette longue période en télétravail? 

Nous avons travaillé de la maison durant plus d’un an. Mais avec les campagnes de vaccination qui vont bon train et les mesures sanitaires en place, plusieurs travailleurs seront bientôt de retour au bureau. Les experts en aménagement de lieux de travail et l’industrie de l’immobilier commercial prédisent que le modèle hybride (une combinaison de télétravail et de travail au bureau) sera vraisemblablement largement adopté. Il en résulterait une diminution des besoins en espaces de bureau et un changement de fonction de ceux-ci.  

Mais en réalité, ces prédictions sont plutôt des conjectures découlant d’une expérience à très grande échelle sur le télétravail. Pour savoir vers quoi nous nous dirigeons, nous devons comprendre ce que souhaitent les utilisateurs – les employés – relativement à leur environnement de travail. Qu’est-ce qui leur manque en télétravail? S’ils avaient la possibilité de retourner travailler au bureau, qu’est-ce qui les y inciterait? Il est important de le comprendre, car les recherches montrent que la satisfaction au travail, en plus d’être bénéfique pour l’employé, contribue également à la performance de l’entreprise. 

Un sondage, suivi d’un questionnaire

Au début de la pandémie de COVID-19, Stantec a fait parvenir à ses clients un sondage sur la transformation du milieu de travail afin de savoir comment s’est déroulé le télétravail. Plusieurs répondants ont indiqué avoir été surpris par l’efficacité de leurs équipes, alors que leurs employés étaient en télétravail. Ils disaient également souhaiter pouvoir conserver en partie cette nouvelle flexibilité dans l’avenir.

Puis, dernièrement, nous avons effectué un suivi à l’aide du BlueSky Quiz afin de connaître l’effet du télétravail sur les attentes des employés par rapport aux futurs lieux de travail et en quoi ces derniers devraient être différents des bureaux d’avant la pandémie. Ce questionnaire a permis d’évaluer la perception de la culture d’entreprise, le profil actuel du bureau, les styles de travail personnels, puis les attitudes et les attentes face à de futurs changements. À l’aide des réponses fournies, un algorithme a établi un profil du futur milieu de travail pour chaque personne ayant répondu au questionnaire. Les résultats vont d’aménagements traditionnels constitués de bureaux privés à un milieu de travail avant-gardiste sans poste de travail assigné.

Nous avons été surpris de constater qu’un poste de travail individuel constituait le premier choix de 75 % des répondants et les espaces collaboratifs, celui de seulement 11 % des répondants.

Flexibilité et variété avant tout

Les répondants ont rapporté avoir un haut niveau de satisfaction globale de leur lieu de travail actuel. Mais en y regardant de plus près, les répondants affichant le plus bas tôt de satisfaction ont indiqué que leur lieu de travail favorisait davantage le travail individuel plutôt que la collaboration et comprenait peu de commodités. En revanche, les répondants les plus satisfaits rapportaient un bon équilibre entre les espaces individuels, les espaces collaboratifs et des commodités. Lorsqu’on leur présentait diverses options pour leur futur lieu de travail, les employés indiquaient avoir une préférence pour la variété et pour un environnement plus informel et flexible, et ce, particulièrement en matière d’espaces de collaboration. De plus, 82 % des répondants ont indiqué préférer des espaces destinés aux réunions informelles et impromptues plutôt que les salles de conférences formelles actuelles.  

En résumé, les répondants souhaitent de la variété et des espaces informels. 

Un résultat surprenant concernant les espaces de travail individuels

Les employés prévoient retourner au bureau. Toutefois, 89 % des répondants au sondage ont indiqué vouloir y revenir seulement à temps partiel. Ensuite, 95 % s’attendent à ce que leur entreprise leur offre un certain degré de flexibilité afin de travailler à l’extérieur du bureau dans l’avenir, et ce, plus de la moitié de la semaine pour 24 % d’entre eux. Et finalement, 78 % ont mentionné que l’expérience de la dernière année modifiera leur manière d’utiliser le bureau.

Et qu’est-ce qui nous a surpris? Dans le sondage, on demandait aux participants de compléter cette phrase : « Lorsque je retournerai au bureau, le lieu de travail idéal offrira… » en évaluant différentes options pour les types d’espaces destinés au travail individuel, à la collaboration et aux interactions sociales. Après avoir lu les prévisions sur la réduction des espaces de bureaux en raison de l’adoption du mode de travail hybride et les résultats montrant que les employés souhaitent pouvoir travailler à l’extérieur du bureau, il a été surprenant de constater qu’un espace de travail individuel était le premier choix de 75 % des répondants, et les espaces collaboratifs, de seulement 11 % des répondants. « Un poste de travail à moi » était le premier choix de 33 % des répondants, ce qui indique que plusieurs ne sont pas prêts à adopter les espaces de travail partagés pour accompagner leur flexibilité accrue. Des espaces de socialisation constituaient la deuxième option, suivis des espaces collaboratifs.  

Il est intéressant de se demander pourquoi les individus tiennent autant à leur poste de travail. C’est peut-être par manque de vision face au fonctionnement des futurs lieux de travail. Peut-être les gens ne pensent-ils pas à la manière dont ce « besoin » peut être satisfait autrement. Mais peut-être que ce n’est pas lié à un besoin fonctionnel d’avoir un bureau à soi, mais plutôt à un besoin subconscient de se sentir lié à un lieu ou à la possibilité de revendiquer un territoire personnel dans un contexte plus large.  

En résumé, les employés souhaitent conserver un espace personnel dans leurs futurs bureaux.

Ce qu’il faut en retenir

Les recherches et notre intuition nous indiquent que les employés veulent retourner au bureau pour les interactions sociales, pour collaborer et pour échanger des idées. Ils souhaitent disposer d’espaces pour tirer parti de cette collaboration en personne et entretenir leurs liens avec les autres. Alors oui, il faut tenir compte de leur désir d’espaces collaboratifs et de socialisation à leur retour au travail. 

Mais il faut également garder en tête que pour certains, le bureau demeure un lieu destiné au travail individuel. Et plusieurs employés s’attendent toujours à avoir un poste de travail assigné à leur retour. Les entreprises pourront se tourner vers des solutions telles qu’un système de réservation des postes de travail facile d’utilisation et des protocoles de nettoyage et d’assainissement. 

En résumé, une transformation réussie des lieux de travail requiert une gestion efficace du changement.

Un revirement

Cela remet-il en question l’idée que la superficie des bureaux de l’avenir sera réduite de moitié et servira de pôle collaboratif avec des espaces de travail flexibles non désignés? Oui, jusqu’à un certain point. Cela nous rappelle que les humains ont des besoins complexes et variables quant à leur lieu de travail. 

Nous avons aussi constaté que les lieux de travail varient de manière importante d’une industrie à l’autre. Nous savons donc que pour créer un changement positif, nous devons concevoir un lieu de travail qui reflète les besoins uniques à chaque entreprise plutôt qu’un ensemble de tendances et de présomptions.

Possibilités 

La culture, la technologie et les processus de travail auront une incidence sur le degré de mobilité et d’adoption du modèle de travail hybride dans une entreprise. Les quatre futurs types de bureaux potentiels qui faisaient partie du questionnaire allaient des bureaux assignés pour tous à une combinaison de bureaux assignés et d’espaces partagés, en passant par un modèle sans aucun bureau assigné et comprenant différentes zones de « contact ». Dans ce dernier concept, les équipes réservent des zones de postes de travail et des espaces de rencontre selon leurs besoins, en supposant que la majorité du travail peut être effectué ailleurs. Les résultats globaux du questionnaire étaient partagés de manière égale entre les quatre modèles présentés.

Toutefois, chez certains clients, les résultats pointaient plus fortement vers une ou deux options. Cela a permis à la direction de ces entreprises de comparer leur situation actuelle par rapport à leurs objectifs, puis de définir un moyen de les atteindre.  

S’adapter au retour au travail peut comporter certaines difficultés. Mais il s’agit d’une occasion historique de réévaluer les besoins et de faire évoluer la fonction du lieu de travail, puis d’élaborer une stratégie afin de soutenir les besoins et les objectifs de nos clients. 

Traduction du blogue publié originalement sur le site Ideas de Stantec.

 

À propos de l’auteure :

Au cours des vingt dernières années, Mary a œuvré dans différents secteurs : espaces de travail, technologie, éducation supérieure, santé et services publics.

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