Checklist Back to work: Terug naar hoe het was… of toch anders?

Een veelgehoorde term ten tijde van de coronacrisis is de ‘1,5 meter-samenleving’. Een nieuwe term, die een paar weken geleden - voordat het coronavirus ons leven ging beheersen - domweg nog niet bestond. En nu kennen we hem allemaal en moeten we wennen aan een leven waar 1,5 meter afstand tot elkaar - in ieder geval tijdelijk - normaal is.

Maar wat betekent dat voor de werk- en leefomgeving? Met de pandemie in ons achterhoofd zullen we anders gaan kijken naar inrichting, technische ondersteuning en gebruik van ruimte. Is de lucht in het kantoorgebouw gefilterd, wordt er voldoende geventileerd? Zijn er voldoende faciliteiten om je handen te wassen? Hoe schoon zijn de oppervlakten en worden ze wel vaak genoeg schoongemaakt? Waar kan ik rustig lunchen zonder in een drukke kantine te zitten?

Het is zeker dat er een aantal zaken gaan veranderen. Maar aan welke knoppen kunnen we draaien? En hoe zien deze veranderingen eruit?

Inrichting kantoorwerkplekken

Een oplossing waarmee de hygiëne op werkplekken beter beheersbaar wordt, is het inrichten van een eigen werkplek. Waar we in de laatste 15 jaar de transitie hebben gemaakt van vaste werkplekken naar flex-werkplekken is het goed denkbaar dat veel bedrijven ervoor kiezen om wellicht tijdelijk terug te gaan naar vaste werkplekken. En omdat er tussen werkplekken meer ruimte nodig is, zullen er minder mensen in een kantoorruimte plaats kunnen nemen. Dat betekent dat er meer kantoorruimte nodig is voor medewerkers. Veel bedrijven hebben niet de mogelijkheid om op korte termijn hun kantoorruimten uit te breiden. Om het ruimteprobleem op te lossen is de meest gangbare oplossing om medewerkers in ploegendiensten te laten werken en alle mensen die kunnen thuis te laten blijven werken. In de ochtend en middag komen er verschillende groepen medewerkers op kantoor. Na het verblijf op kantoor werken deze mensen nog een gedeelte van de dag vanuit huis. We hebben inmiddels met elkaar de ervaring dat het thuiswerken voor de meeste medewerkers met de beschikbare digitale hulpmiddelen prima mogelijk is en ook geaccepteerd wordt.

Het werken in ploegendiensten is ook een goede oplossing om de druk op het openbaar vervoer te verminderen. Volle bussen en treinen is tenslotte het laatste wat we willen. En wat dacht je van geen files meer op de snelweg? Dat is een mooie bijvangst.

Kantines en vergaderruimtes kunnen anders worden ingericht, om meer ruimte tussen medewerkers te creëren. Denk daarbij aan het aangeven van een gepaste afstand op de vloer door middel van bij voorkeur het meest milieuvriendelijke soort tape. Voor de organisatie van bijeenkomsten waarbij in het verleden grote groepen medewerkers aanwezig waren worden nu uitgesmeerd over verschillende sessies. Alles om te vermijden dat we in grote groepen bij elkaar in een ruimte zitten. Motiveer medewerkers ook om een lunchwandeling te maken, dat maakt de uitdaging om alles te laten passen meer haalbaar.

Daarnaast kunnen medewerkers worden gestimuleerd om de trap te nemen. Een overvolle lift is niet aan te raden omdat de benodigde afstand tussen mensen niet in acht kan worden genomen.

Schoonmaak

Ook het schoonmaken van de werkruimtes krijgt een hele andere betekenis. Overweeg bijvoorbeeld om schoonmaakregimes binnen kantoren uit te breiden. Het is met name aan te raden om toiletten en werkplekken straks vaker dan nu gewoon is schoon te maken. Daarnaast zal vaker een beroep moeten worden gedaan op persoonlijke hygiëne. Met posters, stickers en interne gedragsregels maken we medewerkers attent op de noodzaak om handen te wassen na het reizen in het openbaar vervoer, na toiletbezoek, en voor en na het eten. Ook zullen medewerkers vaker dan nu de eigen werkplek schoon moeten maken. Denk daarbij aan toetsenbord, beeldschermen en muizen. Dit zijn zaken die geregeld een grondige schoonmaakbeurt moeten krijgen.

Een effectieve maatregel om de hygiëne in keukens te vergroten is het weghalen van de katoenen doeken en deze vervangen door papieren handdoekjes die direct na gebruik gedeponeerd worden in afvalbakken. Ook in toiletruimten kan men de handen alleen nog drogen door gebruik te maken van papieren handdoekjes in plaats van de elektrische drogers. Denk daarbij aan het milieu, en zet speciale afvalbakken neer waar alleen deze doekjes in gegooid mogen worden. Dat is net even makkelijker recyclen.

Binnenklimaat

Kijk ook eens goed naar het binnenklimaat in kantoren. Goede (natuurlijke) ventilatie zorgt voor een gezonde en comfortabele werkomgeving waarin ziektekiemen sneller uit het gebouw verdwijnen. In overleg met de verhuurder kun je kritisch kijken naar bijvoorbeeld de prestaties van het ventilatiesysteem. Adviseer medewerkers daarnaast om zelf meer ramen open te zetten. Natuurlijke ventilatie en frisse lucht helpt om het gevoel van hygiëne te versterken. In panden waar dit niet mogelijk is, kan worden overwogen het ventilatiesysteem eerder aan te zetten en langer in werking te houden. Recirculatie van de lucht in kantoorpanden is zeer af te raden, met name vanwege het perspectief van medewerkers: de angst dat virussen door de lucht verspreid worden is nu groter dan ooit. Daarnaast weten we nog niet zeker of het coronavirus via de lucht kan worden overgedragen.

En houdt goed bij hoe u het doet: monitor de kwaliteit van de lucht door arbeidshygiënische onderzoeken uit te voeren. Bijvoorbeeld in de vorm van periodieke klimaatmetingen waarbij de luchttemperatuur, ventilatie en luchtvochtigheid in de gaten worden gehouden en indien afwijkend bijgesteld worden.

Mentale gezondheid

Meer dan voorheen is het belangrijk om goed in je vel te zitten. Medewerkers hebben lang thuisgewerkt, waardoor de kans bestaat dat men angstig is om weer naar kantoor te gaan. Wellicht zijn er zorgen over het gevaar voor besmetting. Leidinggevenden hebben nu een grote rol om te vragen hoe het met medewerkers gaat. Meer dan ooit tevoren is oprechte interesse en aandacht voor de medewerkers nodig. We hebben te maken met verlies van sociale contacten op het werk, verlies van bestaanszekerheid door de grote economische gevolgen en de angst om geïnfecteerd te raken als je tot een risicogroep behoort. Dit alles kan gevolgen hebben voor de mentale gezondheid. Mensen reageren allemaal verschillend op deze situatie. Sommige mensen zullen hun evenwicht bewaren waar anderen het evenwicht verliezen. Meer dan ooit is er vraag naar kwetsbaar en empathisch leiderschap, dat binnen teams ook kijkt naar type persoonlijkheden. Verschillende typen medewerkers hebben nu eenmaal verschillende behoeften, dus organiseer maatwerk. Want onze mensen zijn ons grootste kapitaal.

Communicatie, communicatie, communicatie

En bij goed leiderschap hoort duidelijke communicatie. De kwaliteit van de communicatie van het kabinet is een veelbesproken onderwerp in de coronacrisis, net als de voorbeelden van werkgevers die hun medewerkers goed, openhartig en structureel blijven informeren. Daartegenover staat dat als er dan een keer een persconferentie ook maar een beetje rommelig verloopt, het ook direct nationaal nieuws is. Trek hier lering uit: een goed geïnformeerd team telt voor twee, en recruit voor drie. Zorg ervoor dat iedereen in de organisatie altijd kan vinden wat de strategie en aanpak is voor de gezondheid op kantoor. Informeer daarnaast geregeld, zeker in de komende maanden, en zorg voor een vraagbaak, ideeënbox en aanspreekpunt. En hou het realistisch, maar luchtig. Vooral waar het gaat over ventilatiesystemen.  

Benieuwd aan welke knoppen we allemaal kunnen draaien?

Download de checklist hier