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Sostenibilità nella filiera: quali sono le best practice per gli audit virtuali

26 aprile 2021

Come abbiamo trasformato gli audit in presenza in audit virtuali rispettando gli standard di salute, sicurezza e sostenibilità ambientale

By Silvia Corriere e Michelangelo D’Arrissi

A più di un anno dall’inizio della pandemia da Coronavirus, possiamo vedere come questa abbia influenzato e drasticamente cambiato ogni ambito della nostra vita, compreso quello lavorativo. A risentirne sono stati soprattutto quei settori lavorativi in cui vedersi di persona fa la differenza. Le, purtroppo, necessarie restrizioni imposte dai Governi di tutto il mondo, hanno cambiato, per non dire annullato, da un giorno all’altro la possibilità di viaggiare così come l’abbiamo sempre intesa, costringendoci a rivoluzionare il nostro approccio al lavoro.  Dal 2010 Stantec è coinvolta un programma di audit di CSR (Corporate Social Responsibility o Responsabilità Sociale di Impresa) e sostenibilità presso le filiere produttive a livello internazionale per vari Clienti del settore manifatturiero. Tra le varie opportunità che alcuni di questi progetti offrono, c’è quella di visitare le fabbriche di produzione in varie parti del mondo e quindi di entrare in contatto con delle realtà lavorative molto distanti da quelle cui siamo abituati a conoscere, sia per il contesto culturale in cui si inseriscono sia per il processo produttivo. Con l’avvento della pandemia, invece di prendere un aereo e visitare le fabbriche della filiera per condurre un audit, abbiamo messo a punto delle nuove procedure per realizzarli da remoto in videoconferenza.

Assicurare dignità e sicurezza ai lavoratori della filiera

Lo scopo del nostro lavoro è quello di verificare che presso le varie realtà industriali della supply chain vengano garantiti gli standard minimi in termini di:

  • Salute e Sicurezza nei luoghi di lavoro;
  • Sostenibilità Ambientale;
  • Responsabilità Sociale d’Impresa.

La Salute e la Sicurezza sul lavoro sono due punti cardine per il corretto funzionamento di una realtà industriale e costituiscono un diritto fondamentale per il lavoratore. L’azienda deve garantire e mettere in pratica tutte le misure necessarie affinché il lavoratore sia tutelato da rischi e pericoli durante lo svolgimento della sua mansione.

Il corretto funzionamento di un’azienda non può poi prescindere dalla tutela dell’ambiente che non è fortunatamente più considerato una risorsa inesauribile, ma una riserva da salvaguardare e proteggere per il futuro. Una sana realtà industriale ha bene in mente quali sono le prassi da seguire per la tutela dell’ambiente, a partire dall’approvvigionamento delle risorse e delle materie prime per il suo ciclo produttivo, da selezionare preferibilmente da fonti sostenibili,  passando per l’utilizzo delle BAT (Best Available Technologies) a basso consumo o a consumo di fonti rinnovabili senza poi trascurare la corretta gestione dei rifiuti e quindi privilegiano la raccolta differenziata, il riciclo ed il trattamento degli stessi.

La Responsabilità Sociale d’Impresa è un principio più esteso, che si è sviluppato negli ultimi anni e si differenzia dai precedenti perché spesso non è tangibile, quantificabile o misurabile come un qualsiasi processo produttivo. Una società sana, che vuole compiere degli investimenti lungimiranti, investe dapprima nelle persone che la compongono, creando un tessuto eterogeneo in cui discriminazioni, ritorsioni e mobbing sono banditi, e, al contempo, inserendosi nel contesto locale in cui è fisicamente insediata, costituendosi come una risorsa non solo per chi ci lavora direttamente, ma anche per la comunità vicina.

In Stantec, i dipendenti che svolgono l’attività di auditor possiedono una formazione adeguata e un’esperienza lavorativa tale per cui sono in grado di verificare che le varie misure messe in atto dalle aziende della filiera siano in grado di soddisfare gli standard internazionali richiesti dai vari Clienti, a protezione del proprio brand. Stantec opera in tutto il mondo, per questo motivo negli anni ha costruito una rete di collaboratori locali esperti molto preziosa, i cosiddetti local auditors. Essi operano a livello locale, garantendo un adeguato metodo di giudizio rispetto al contesto in cui operano. I local auditors, oltre a garantire una maggiore aderenza alla realtà e alla cultura locale, vengono adeguatamente formati dal personale Stantec affinché siano a conoscenza e rispettino le linee guida del programma di auditing per cui vengono coinvolti, a seconda del Cliente. Forniamo servizi in questo campo senza limiti geografici, nello specifico abbiamo operato in Paesi quali: Turchia, Russia, Brasile, Messico, Sud Africa, India, Bangladesh e tanti altri Paesi in Europa, Medio Oriente, Africa, Asia e Sud America.

Da marzo 2020, a causa della pandemia, molti programmi hanno dovuto essere riadattati alle specifiche esigenze, tenendo in considerazione le rigorose limitazioni allo spostamento delle persone, sia tra i vari Paesi sia, a volte, anche all’interno dei Paesi stessi. Tali limitazioni allo spostamento hanno interessato anche la rete dei local auditors di Stantec limitando, e a volte impedendo, loro la possibilità fare visita alle fabbriche per compiere la missione di controllo di qualità, come richiesto dai nostri Clienti. Abbiamo appreso però che, nel rispetto delle politiche di anti-assembramento emanate dai vari Governi e, fatta eccezione dei periodi di rigido lockdown in cui molti settori manifatturieri ritenuti “non essenziali” hanno dovuto fronteggiare la chiusura totale, in linea generale le realtà industriali hanno perpetuato la loro attività produttiva anche durante la pandemia. In questo modo è stato garantito ai propri dipendenti il diritto fondamentale al lavoro, ma anche un’implementazione delle misure di sicurezza, tra cui la limitazione parziale o totale dell’accesso ai visitatori per fronteggiare la diffusione del virus.

Come abbiamo condotto i nostri audit da remoto

Sebbene la produzione industriale non si sia fermata, tranne in alcuni casi, gli auditor di tutto il mondo hanno dovuto affrontare le oggettive limitazioni imposte sia per quanto riguarda gli spostamenti, sia per gli accessi alle fabbriche. Insieme ai nostri Clienti, abbiamo cercato di concordare una strategia e delle nuove procedure che dessero continuità ai progetti e al programma di auditing, da remoto.

Abbiamo quindi stabilito una procedura che si adattasse al contesto, senza perdere di vista l’obiettivo finale: il Virtual Audit. Non è stato semplice convertire una procedura che fino a poco tempo fa prevedeva la presenza fisica, né per gli auditor né per le fabbriche stesse. È stato fatto un grande lavoro di comunicazione con queste ultime, che hanno acconsentito a utilizzare piattaforme telematiche quali Microsoft Teams, Skype, Zoom, WhatsApp, e convertire l’audit in un’esperienza virtuale. Grazie alla tecnologia di cui possiamo disporre quotidianamente, abbiamo potuto eseguire dei tour virtuali delle fabbriche, valutare le non conformità e intervistare il personale.

Per quanto riguarda la conformità normativa locale e l’aderenza agli standard di qualità internazionali, è stata predisposta una procedura per la condivisione a distanza della documentazione: è stato creato un sistema di condivisione (shared folder) con accesso ristretto solo al gruppo di auditing e alla fabbrica, nel pieno rispetto della privacy della diffusione di dati sensibili. Questa fase di controllo della documentazione viene predisposta prima dell’effettivo audit virtuale, per consentire alla fabbrica di reperire i file necessari, condividerli e dare la possibilità all’auditor di controllare il tutto. Per facilitare lo scambio di informazioni nella fase di programmazione dell’audit virtuale, abbiamo creato e distribuito ai responsabili delle fabbriche un questionario con delle domande chiave, per anticipare le domande che vengono poste in fase di audit vero e proprio da parte dell’auditor, e abbiamo stilato una lista di documenti necessari per la valutazione delle conformità in esame. Per gestire con ordine e precisione la documentazione condivisa dalle fabbriche, abbiamo creato un sistema di sottocartelle tematiche, utili poi anche in fase di audit per reperire più velocemente le informazioni.

La responsabilità sociale di impresa non si ferma, grazie alla tecnologia

Dopo oltre un anno dall’introduzione della procedura di audit virtuale, possiamo dire con certezza che questa si è rivelata una scelta vincente. Grazie alla flessibilità dimostrata dal Cliente, dagli auditor e dalle fabbriche di tutto il mondo, siamo riusciti a dare continuità al programma. Dall'inizio della pandemia abbiamo avuto la possibilità di visitare virtualmente circa 100 fabbriche in tutto il mondo. Grazie a questa esperienza abbiamo migliorato e integrato le procedure in atto confrontandoci continuamente con i nostri Clienti, andando incontro alle loro aspettative ed esigenze. In particolare, è stato reso sempre più snello e fruibile il processo di revisione della documentazione, una parte delicata che deve affrontare il tema della diffusione dei dati sensibili e quello della fruizione degli stessi, che spesso vanno descritti e dettagliati in prima persona da chi ne è il possessore. Infine, in alcuni Paesi in cui le restrizioni di viaggio sono state allentate, abbiamo completato la procedura di audit virtuale con le Site Visit Post Virtual Audit (SPVA) ossia delle visite in presenza, attraverso cui l’auditor ha verificato e confermato quanto appreso durante l’audit virtuale, spesso integrando le informazioni che non è stato possibile carpire nella fase precedente.

Nonostante la tecnologia si sia rivelata uno strumento utile e potente, siamo consapevoli che un audit virtuale non possa sostituire il vero e proprio audit, ma sia un ottimo espediente per fronteggiare l’emergenza sanitaria. Sia aspetti di carattere prettamente tecnico come i rumori, gli odori, la temperatura e l’umidità percepita presso le postazioni di lavoro, che aspetti più di carattere sociale come il livello di soddisfazione dei lavoratori piuttosto che le modalità di interazione tra il personale ed il management, sono solo alcuni degli elementi che è difficile, se non impossibile, carpire attraverso uno schermo. Ci piace pensare che l’audit virtuale sia un efficace e utile strumento per fronteggiare l’emergenza sanitaria e garantire la Business Continuity dei soggetti coinvolti, ma siamo ottimisti e fiduciosi che presto la realtà degli audit tornerà alla sua normalità, fatta di un contatto diretto con la realtà industriale, una caratteristica intrinseca del suo essere.

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